展示会の繁忙期にスタッフを確保するには？複数会場・大規模出展の準備と確認事項

「複数会場で同じ品質の説明ができるか」「急な増員に対応できるか」「社員が指示出しに追われないか」。この記事では、出展担当者が外部支援を検討するときの確認事項を、ENERALLの支援実績と運用資料をもとにまとめます。

冒頭画像：AI生成による架空の展示会ブースのイメージです。ENERALLの実際の支援会場・施工実績を示す写真ではありません。

最初に決めるのは、人数よりも会場ごとの役割

同じ3名体制でも、呼び込み、製品説明、デモ、商談、現場管理をどう分担するかで運営は変わります。自社社員が担当する業務と外部スタッフに依頼する業務を、会場ごとに書き出しましょう。

すべてを別の担当者に割り当てる必要はありません。兼務する場合は、説明中に受付が空く、責任者が休憩に入ると判断が止まる、といった場面がないかを確認します。

必要人数は、ピーク時間帯と説明に必要な時間から考える

小間数だけで人数を決めると、来場が集中した時間に説明が追いつかない場合があります。過去の時間帯別の対応数、説明にかかる時間、商談スペース、休憩交代を合わせて考えます。

算定例：1時間に20人へ各6分の説明を行う場合、説明業務だけで120分の対応時間が必要になり、計算上は2人分になります。これは考え方を示す仮定で、ENERALLの実績値や推奨人数ではありません。呼び込み・記録・移動・休憩の時間は別に見込みます。

初出展で過去データがない場合は、想定を一つに固定せず、来場が少ない場合と集中する場合の2通りで配置を考え、担当範囲を支援会社とすり合わせましょう。

実績の『件数』『延べ人数』を読むときの注意点

ENERALLの提供資料では、2026年7月の単月実績として13案件・延べ稼働人員175名を掲載しています。複数案件の運営体制を検討する際の参考情報ですが、175名を同時に配置したことや、175名の別々のスタッフが在籍することを示す数字ではありません。

発注側は、自社の開催日・会場・役割について何名を確保できるかを個別に確認する必要があります。過去の月間実績は、今後の対応人数の上限や、希望日の確保を保証するものではありません。また、支援規模の拡大と、顧客の商談化率・受注増加は別の指標です。

複数会場で製品説明をそろえる、事前研修の確認事項

スタッフを集めた後に資料を送るだけでは、説明のばらつきを把握しにくくなります。依頼時に、研修資料を誰が作るか、発注企業が確認する機会があるか、実演練習と理解度の確認をどこまで行うかを聞きましょう。

• 製品の対象顧客・課題・主な機能を共有する

• 説明してよい範囲と、自社社員へ引き継ぐ条件を決める

• 営業担当者は実演環境などを使ってロールプレイングする

• 理解度テストの実施と、基準未達の場合の再研修・再テストを確認する

EDSProの資料では、商材情報をもとに専用の研修資料と理解度テストを作成し、事前に出展企業へ確認したうえでアサインメンバーへ研修を実施します。基準未達の場合は、再研修・再テストを行う運用です。

研修内容をより詳しく確認するには、展示会で成果を出すには？の事前研修・理解度チェックの解説をご覧ください。

当日の指示系統と、変更時の連絡方法を決める

人数が増えるほど、誰が配置変更や質問への対応を判断するのかが重要になります。出展担当者が全員へ個別に指示するのか、支援側の現場責任者が取りまとめるのかを、契約する支援内容に合わせて確認します。

• 会場ごとの責任者と、発注企業側の連絡窓口を決める

• 当日欠員・遅延が出た場合の連絡手順と対応範囲を確認する

• 急な増員を依頼する際の締切・費用・研修方法を確認する

• 説明中に回答できない質問は、回答を作らず担当社員へ引き継ぐ

EDSProは現場ディレクターの統括のもとでブース運営を支援します。ただし、直前の増員や希望日への対応可否は条件によって異なります。『急な依頼でも必ず配置できる』という前提で計画を組まないことが大切です。

当日の人員手配と、会期後のフォローを切り離さない

会期中に多くの名刺が集まっても、引き継ぐ情報と対応担当が決まっていなければ、その後の連絡が滞ります。会場・日程・対応者が異なっても、同じ項目で会話メモを残せるようにしましょう。

外部へフォローを依頼する場合は、リードの受け渡し方法、商談の条件、連絡対象外の扱い、進捗報告の方法を事前に整理します。EDSProの資料にある『キックオフから2営業日後を目安に架電開始』は、展示会終了から自動的に2営業日後という意味ではありません。

準備する情報と着手までの流れは、展示会フォローのアウトソーシング戦略で詳しく説明しています。

次の会場へ引き継ぐために、会期後の知見を回収する

開催地や担当者が変わる出展では、現場で多かった質問や反応のよかった説明を、次の担当者が使える形に残すことが重要です。

EDSProの資料では、会期後1週間以内にアサインメンバー全員から成果・反省点・現場知見を集め、レポートとして提出し、次回の研修資料や運営マニュアルへ反映します。問い合わせ件数などの数値と、当日の会話から得た気づきを分けて記録すると、改善する対象が明確になります。

支援会社に相談するときのチェックリスト

• 開催日・時間・会場・小間の位置は決まっているか

• 想定する来場者と、獲得したい成果を説明できるか

• 役割ごとの必要人数と、自社社員の担当範囲を整理したか

• 研修資料・デモ環境・FAQをいつ渡せるか

• 現場責任者と、欠員・増員時の対応条件を確認したか

• 人数・日数だけでなく、研修費・交通宿泊費などの見積条件を確認したか

• 会期後フォローの開始条件と、商談の定義を合意したか

• 振り返りを次回の出展へ引き継ぐ担当を決めたか

よくある質問

繁忙期のスタッフ手配は、何日前までに依頼すべきですか？

すべての展示会に共通する締切はありません。開催日と役割が分かった段階で相談し、人材確保に加えて商材研修や実演準備に必要な期間も確認します。正式な対応可否は、案件条件と支援側の体制に基づいて決まります。

月間175名の実績があれば、175名を同時に頼めますか？

月間の延べ稼働人員と、同時に配置できる人数は別です。延べ人数は集計上の重複を含み得るため、希望する日に・場所に・役割に合う人材を何名確保できるかを個別に確認してください。

地方会場なら、交通費や宿泊費は必ず不要になりますか？

必ず不要になるとは限りません。現地人材の配置可否、必要スキル、会場と居住地の距離などによって異なります。全国対応のサービスでも、見積もりに含まれる費用を確認しましょう。

展示会の人員体制を、研修・現場管理・フォローまで相談する

繁忙期の準備は、人員確保だけで完了しません。役割の整理、商材研修、当日の連絡系統、会期後の追客までつなげて計画することが、出展担当者の負担を減らす第一歩です。

ENERALLの展示会営業代行サービス EDSProでは、商材研修、誘引・営業による名刺獲得、製品デモ、会期後フォローなどを相談できます。開催日・会場・人数・役割をお知らせいただき、対応範囲と費用をご確認ください。

出典・集計条件

出典：株式会社ENERALL『EdsPro 展示会支援サービス ご提案書 2026』および『EdsPro サービス資料アップデート（追加スライド）』。自社集計の支援実績と運用説明を参照し、発注前の確認項目は本記事で整理しています。

実績値は2025年10月〜2026年9月の4期目実績、および2026年7月の単月実績です。過去の支援規模を示すもので、今後の対応能力や顧客の売上・商談成果を保証するものではありません。